З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну. 

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору.

У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

Департамент консульської служби МЗС України здійснює витребування документів з-за кордону через посередництво дипломатичних представництв та консульських установ України. Документи соціально-правового характеру можуть бути витребувані на підставі клопотань громадян, які проживають на території України.

Порядок витребування документів передбачає заповнення анкет, що надсилаються заявникам на їх письмове звернення.

Витребування документів з країн СНД (свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, документи про освіту, архівні довідки про робочий стаж та інші) здійснюється Головним управління юстиції Мін’юсту України в АР Крим, головними управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які визначені Міністерством юстиції, які уповноважені на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими органами країн СНД.

зразок анкети з виправлення документів з-за кордону

Документи з питань витребування можуть бути подані: заявником особисто, законним представником (батьки, опікуни, усиновителі) або за довіреністю на представлення інтересів для оформлення необхідних документів.

Для оформлення запиту на витребування, зокрема: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з державного реєстру актів цивільного стану та архівних довідок до консульського відділу посольства необхідно подати: 

1. Заяву у трьох примірниках щодо витребування документів з України на кожен документ  окремо (заповнюватися виключно українською мовою);

2. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал та копія) та копія внутрішнього паспорта громадянина України;

3. Копія документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);

4. Оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання);

5. Консульський збір за витребування документа та його видача у розмірі 18 євро або витребування документа, засвідченого в Україні уповноваженим на те органом, та його видача у розмірі 45 євро.

6. Квитанцію про оплату консульського збору (оплата здійснюється банківською карткою за допомогою POS-терміналу безпосередньо під час консульського прийому в приміщенні установи).

У разі необхідності витребування документа з в проставленням печатки "Апостиль", зокрема виданих в Україні, заявник, що проживає за кордоном може здійснити оплату послуги за проставлення апостиля в національній валюті (грн) (державне мито три неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) за наступними реквізитами:

Одержувач: ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;

Код за ЄДРПОУ: 37993783;

Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (електронний адміністративний податок);

Код класифікації доходів бюджету: 22012500.

Мета оплати (causale): 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».

Заява для проставлення штампу "Апостиль" .

Реквізити валютного рахунку Казначейства розміщені на його сайті у розділі «Діяльність» за посиланням: https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv.

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортноімпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням: https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasoveobslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelikbankiv-korespondentiv/.

Тарифи консульського збору встановлені відповідно до Положення про консульський збір України: за витребування документа з-за кордону – 120 гривень.

Відшкодуванню заявниками також підлягають витрати закордонних дипломатичних установ, пов’язані із виконанням їх запитів.

Для заявників, які проживають в Україні, відшкодування здійснюється шляхом оплати в Україні гривневого еквіваленту витраченої закордонної дипломатичної установи суми іноземної валюти.

Аналогічним чином здійснюється і оплата консульської дії з легалізації документа витребуваного з-за кордону.